先月５月30日、改正個人情報保護法が全面施行となった。従来、５０００人以下の個人情報を扱う事業者は、同法の対象外とされてきたが、今回の改正では人数制限が撤廃され、個人情報を取り扱う全ての事業者（管理組合も含む）が対象となる。そこで今年３月に個人情報保護委員会が出した「会員名簿を作るときの注意事項」から、管理組合や自治会が名簿作成時、何に留意すればいいのか整理した。

　「注意事項」の正式名称は、「自治会・同窓会向け　会員名簿を作るときの注意事項（個人情報保護法の改正に伴う対応について）」だが、管理組合についても、同注意事項に準ずる取扱いとなっている。
　同注意事項は、①「個人情報を集める、保管するときのルール」、②「個人情報を第三者に提供するときのルール」の２つで構成されている（別表１参照）。

ルール①

個人情報を集めるときは利用目的を特定して、相手に伝える
　自治会等が個人情報を取り扱う際には、「名簿を作成して会員に配布するため」等の利用目的を特定し、個人情報取得時にはその目的を明示することとなっている。

名簿の紛失や転売されないように個人情報取得後の管理が大切
　個人情報取得後は、情報漏えい防止のため、事務局で名簿の盗難・紛失等がないよう管理することはもちろんのこと、名簿配布先の組合員に対しても、盗難・紛失等や転売することがないよう、注意を呼びかけることが重要とされている。

ルール②

第三者への情報提供には本人の同意を
　本人以外の第三者へ情報提供する場合は、本人の同意が必要となるが、別表にあるように、例外となるケースもある。
　なお、名簿印刷のため、印刷業者に名簿を提供する場合は、個人情報が適切に管理されているか、印刷業者等を監督することも必要とされている。

個人情報の取扱いに関する相談や疑問点等は、個人情報保護法相談ダイヤル
電話　０３―６４５７―９８４９（土日祝日及び年末年始を除く９時30分～17時30分）まで。

（2017年6月号掲載）